S'il est bon de préciser qu'il n'existe pas "d'école de formaliste", une formation juridique et appétence pour le droit des affaires restent des compétences évidentes et appréciées pour devenir un bon formaliste, voire un expert en formalité juridiques et fiscales. Au delà donc de l'expérience pratique qui ne s'acquiert qu'avec le temps, il est intéressant d'observer 4 autres facteurs pour tenter de définir ce qui caractérise l'expertise d'un(e) formaliste.
La capacité d'adaptation
Il s'agit là d'un premier point important, car si pour sa forme, une formalité juridique ou fiscale pourrait se résumer à un simple formulaire, sur le fonds il en est tout autre tant cela nécessite rigueur et capacité d'analyse et de synthèse pour être en mesure de s'adapter :
- aux objectifs et aux besoins de l'entreprise
- à sa problématique et ses enjeux
- au mode de fonctionnement et à l'organisation comme à la stratégie et au calendrier souhaités par son donneur d'ordre (avocat, comptable, notaire, direction juridique)
- à un environnement réglementé et sous contraintes
- aux rouages des différentes administrations
Récemment, l’état d’urgence sanitaire déclaré en France, a exigé une réorganisation quasi permanente des formalistes pour faire face aussi bien aux fermetures "physiques" des administrations (Greffes des tribunaux de commerce, CFE, Centre des impôts, ...) qu'aux différentes directives exceptionnelles accordées aux entreprises concernées.(ex: Prorogation des délais)
Cette situation a également sollicité la réactivité des formalistes afin de s’adapter aux nouvelles mesures de réalisation des démarches administratives et notamment lors de la transmission des documents aux organismes compétents : par voie électronique et, le cas échéant, par voie postale. Pour diverses raisons, toutes les formalités ne sont pas encore dématérialisées, certaines nécessitent encore obligatoirement la production d'originaux en version papier.
Les compétences techniques
Les compétences techniques d'un(e) formaliste s'apprécient d'une part dans son aptitude à vérifier la régularité des différents documents juridiques nécessaires et/ou obligatoires. Que cela soit en amont de l'accomplissement d'une formalité légale ou lors du contrôle des nombreux documents transmis par l'ensemble des organismes à destination de l'entreprise, il appartient au formaliste de contrôler et de remettre en conformité ceux qui comporteraient d'éventuelles anomalies susceptibles d'obtenir un refus d'enregistrement ou un rejet du dossier.
D'autre part, celles-ci se traduisent dans sa faculté à appréhender les contraintes techniques inhérentes à la réalisation d'une formalité juridique ou fiscale. Chaque formalité à son ou ses formulaire(s), ou sa liasse, ses spécificités techniques selon par exemple le type d'entreprise, chacune se réalise dans un ordre précis et dans le respect des délais légaux. La plupart des formalités nécessitent l'acquittement de droits d'enregistrements ou de taxes, qui requiert de la part d'un(e) formaliste, une gestion transparente et rigoureuse des débours et des provisions nécessaires à cet effet.
En résumé, ce type de compétences se confirment dans la propension d'un(e) formaliste à prendre en compte la demande d'un chef d'entreprise ou de son conseil (donneur d'ordre) puis de proposer et de mettre en oeuvre une réponse "techniquement" adaptée.
La connaissance des administrations et des intervenants
En fonction de la localisation du siège social et de la nature de l'activité de l'entreprise, chaque formalité répond également à sa propre administration. Cela pourrait se résumer ainsi :
| Activité | Organisme compétent |
| Entreprise commerciale | CFE (Centre de Formalités des Entreprises) |
| Entreprise artisanale | CMA (Chambre des Métiers et de l'Artisanat) |
| Société civile | Greffe Tribunal de commerce ou d'instance |
| Profession libérale | URSSAF |
Au regard de l'expérience acquise au contact quotidien de ces différents organismes, en bon professionnel, un(e) formaliste aura pu tisser des relations privilégiées avec certains intervenants, lui octroyant une connaissance approfondie des process et des délais de traitement propres à chaque institution.
L'usage des nouvelles technologies
Dans un contexte de transformation digitale auquel n'échappe pas le secteur des formalités juridiques, il est important de préciser que celle-ci ne prévaut que si ces nouveaux usages sont au service de l'utilisateur que si l'Homme y conserve un rôle prépondérant. Ainsi la capacité d'un(e) formaliste à préempter l'usage des nouvelles technologies dans un cadre sécurisé et confidentiel afin de s'adapter agilement à n'importe quelle situation en garantissant une prestation de qualité devient une gageure appréciée.
Si la crise liée au Covid-19 a contraint de nombreuses organisations à adapter leurs process au télétravail, il en ressort que de nombreux outils seront conservés. On retrouve parmi eux :
- les solutions de Gestion Electronique de Documents (GED)
- les outils de communication (Voix IP, visioconférence, webinaire, ...)
- les espaces de stockage dématérialisés (Cloud)
- la signature électronique
Tel est actuellement le cas, prévu par l’article 2 de l’ordonnance 2020-460 du 22 avril 2020 qui stipule que toutes les formalités et procédures relatives à certaines activités de prestation de services sont, en raison de la pandémie de Covid-19, désormais accomplies par voie électronique auprès des organismes concernés.
Enfin, les plus avancés pourront proposer des services dématérialisés composés d'interfaces ergonomiques permettant aussi bien d'accomplir et d'enregistrer des formalités en ligne (ex: rédaction et publication des annonces légales, dépôt du dossier et règlement via Infogreffe), que de mettre à disposition de leurs clients, un espace confidentiel et sécurisé autorisant un suivi des formalités en temps réel ainsi qu'un lieu de stockage et d'échanges pour les documents y afférents. Afin d'automatiser ces process pour les rendre efficients, les plus technophiles offrent même à des solutions tiers, des connexions à leur plateforme et à leurs outils via des API.
