Le choix d’un prestataire pour externaliser ses formalités juridiques est délicat, l’enjeu étant de taille : accepter de confier à une entreprise tierce la production d’éléments légaux et souvent complexes qui nécessite un niveau de confiance élevé ainsi qu’une expertise reconnue. A ce stade donc, il convient plutôt d’aborder les principaux critères dont vous pourriez tenir compte pour mandater un cabinet expert en formalité.
Définir vos besoins et vos objectifs en termes de formalités
Il est essentiel de partir de vos besoins, de s'interroger sur :
- le besoin d'écoute, de conseils, de disponibilité, niveau d'expertise ...,
- les contraintes dont vous souhaitez vous affranchir,
- sur l'organisation de votre entreprise ou de votre cabinet,
- les compétences techniques à maîtriser,
- la gestion des ressources humaines associée aux formalités,
- enfin plus globalement sur le temps et les coûts consacrés à l'accomplissement en interne de vos formalités et de leur gestion comptable
En parallèle, il est nécessaire d'estimer votre volumétrie de formalités à traiter sur un exercice ou une année pleine, et de les distinguer selon plusieurs critères tels que récurent/exceptionnel et simple/complexe.
Dans le cas de formalités "simples" comme des dépôts des comptes annuels, ce sont les notions de volume et de récurrence qui pourront guider votre réflexion tandis que pour des formalités plus complexes (fusion-acquisition, opérations transfrontalières etc.) voire exceptionnelles, on privilégiera plutôt l'expérience, la technicité et l'expertise.
Se renseigner sur les références du cabinet de formalités
Au delà des considérations pratiques et techniques précédemment évoquées, l'externalisation de vos démarches administratives ne peut être efficace sans être basée sur une relation de confiance et envisagée comme un véritable partenariat dans la durée.
Pour approfondir ces points, vous pouvez :
- interroger vos pairs, vos collègues, confrères et associés sur la réputation des cabinets qui recueillent votre attention,
- vérifier leur présence sur Internet et les réseaux sociaux, consultez les avis d'autres utilisateurs,
- comparer leur expérience et leur expertise dans un domaine particulier,
- contacter certains formalistes, leur poser vos questions et les tester sur un cas pratique.
Le cabinet de formalités offre-t-il des prestations annexes ?
Si les critères précédemment cités revêtent une importance particulière dans le choix d'un cabinet en formalités juridiques, il peut être également intéressant de regarder les prestations annexes et complémentaires pour départager les candidats potentiels.
En effet, selon les besoins de l’entreprise ou du donneur d'ordre, il est probable que d’autres démarches soient à accomplir :
- fourniture et paraphe des registres juridiques,
- rédaction et publication d’annonces légales,
- apostilles et légalisations,
- service de coursiers,
- facturation personnalisable, gestion des débours et des provisions optimisée.
Vous disposez désormais d'une grille de lecture accompagnée de critères pertinents pour vous aider à choisir votre cabinet de formalités juridiques.
