L’expression « simple comme une formalité » a perdu son sens tant on sait combien de paramètres entrent en compte pour s’assurer de la bonne réalisation des formalités juridiques, sociales, fiscales et, plus largement, administratives découlant de la vie des entreprises.
Parce que celles-ci requièrent une expertise et des compétences particulières, il serait donc assez réducteur de considérer les formalités comme de simples formulaires à remplir tant elles dépendent du contexte et des conditions dans lesquelles elle s’accomplissent, tout comme des capacités du formaliste à les appréhender et les réaliser.
Il existe une variété importante de formalités demandant une technicité particulière et qui s'apprécie selon différents points.
Contexte
Outre l'audit de l'existant, -avant même de pouvoir accomplir une formalité, il faut s'assurer que les précédentes ont bien été réaliées (chronologie impérative)-, il est essentiel de pouvoir prendre en compte les points suivants :
- Type d’entreprise (libérale, sociétale, commerciale, artisanale etc.)
- Contexte (juridique, fiscal, social etc.)
- Délais (réglementaires et/ou stratégiques)
- Les enjeux (stratégiques, économiques etc.)
- Réglementation spécifique en rapport avec les caractéristiques de l'entreprise (activité, forme, nature etc.)
- Identification des documents et informations nécessaires à la mise en oeuvre
- Identification des administrations et/ou organismes destinataires
- Nature du donneur d'ordre (Juriste d'entreprise, Professionnel du chiffre ou du droit, Auditeur, Financier etc.)
- Mode de fonctionnement souhaité par le donneur d'ordre (transmission des documents, facturation etc.)
L'une des composantes de l'ADN de Juriprest est d'assurer un analyse fine de l'ensemble de ces points de contexte.
Organismes et administrations
La grande diversité des formalités a un impact tant dans la nature et la quantité de documents et informations nécessaires à leur mise en œuvre que dans la nature et la quantité d'administrations ou d'organismes destinataires.
Associer la connaissance propre à la technicité d'une formalité aux rouages d'une administration ou d'un organisme permet de fluidifier considérablement les transmissions d'informations et, par là, les délais de traitement.
Une autre des composantes de l'ADN de Juriprest est de maintenir une très bonne connaissance des mécanismes internes de l'ensemble des administrations et organismes qui nous permettent de pouvoir répondre à tout type de formalités dans les meilleures conditions.
Les capacités du formaliste
Le formaliste a un rôle d'interface entre l'entreprise ou son conseil, et l'administration ou l'organismes destinataire. Pour cela, il doit :
- analyser rapidement les besoins de ses clients et proposer des solutions
- comprendre et résoudre des démarches administratives complexes dans un environnement réglementé et sous contrainte de temps
- traiter des volumes importants sans perdre en précision
- travailler de manière totalement dématérialisée lorsque cela est possible auprès des administrations et organismes
- suivre la bonne prise en compte des formalités par le destinataire
- assurer le suivi des formalités dans le temps (gestion de rétroplannings, opérations à étapes successives etc.)
- vérifier les informations figurant dans les documents restitués par les administrations et organismes (et les faire rectifier si besoin)
Maillage article blog : Qu’est-ce qu’un expert en formalités ? Quelles sont ses compétences ?
Au regard de ces différents points, réaliser une formalité n'est donc pas une chose si simple. Le temps nécessaire pour acquérir cette expertise crée une valeur ajoutée spécifique. Être formaliste ne s’improvise pas et les conséquences d’une formalité mal faite ou en retard interrogent sur les risques et les sanctions encourus. (Maillage Article Blog : Quels sont les risques d’une formalité mal faite ou en retard ?)
